ذخیره، نگهداری، مدیریت و بازیابی مدارک، مستندات و ضمائم اسناد و رویدادهای مالی، یکی از دغدغه‌های همیشگی مدیران و کارکنان شرکت‌ها و سازمان‌هاست. این مستندات در مقاطع زمانی گوناگون، توسط افرادی در موقعیت‌های جغرافیایی و سازمانی متفاوت تولید و یا دریافت می‌شوند. حجم آن‌ها با گذشت زمان به صورت روزافزونی افزایش می‌یابد و حفظ و حراست نسخه‌ی اصلی بسیاری از آن‌ها از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. امکان جستجو در نسخه‌ی اصلی این مستندات تقریبا غیر ممکن است و به همین جهت دسترسی به مستند مورد نظر را بسیار دشوار می‌کند. از طرف دیگر، در زمان‌های گوناگون و توسط افراد مختلف، دسترسی به این مستندات ضروری است. در زمان ممیزی و حسابرسی‌های مالیاتی، بیمه‌ای، و داخلی، برگزاری مجامع، حضور در جلسات هیات مدیره و بسیاری زمان‌های دیگر، نیازمند دسترسی افراد خاص، به تنها بخشی از این اطلاعات خواهیم بود. مجموع این پیچیدگی‌ها و نیازمندی‌ها، دسترسی به یک سیستم آرشیو مستندات قدرتمند و تخصصی را، بیش از پیش ضروری می‌سازد.